La gestion d’une Petite et Moyenne Entreprise (PME) tient compte de l’administration du personnel. À cet effet, la gestion de la paie qui se trouve être un point crucial nécessite l’utilisation d’un bon logiciel de paie pour éviter des erreurs préjudiciables à votre PME.
De nombreux logiciels de paie sont disponibles avec des fonctionnalités plus intéressantes les unes que les autres. Comment faire un choix d’outil de paie adapté aux besoins de vos entreprises ? Voici tous les éléments utiles pour faire un choix éclairé de votre solution de gestion de paie.
Un logiciel de paie en fonction de la taille de votre entreprise
Avant toute étape, vous devez déterminer vos besoins en matière de gestion de paie. Aussi, vous devez fixer le budget à allouer à votre outil de gestion de paie. Ainsi, vous pourrez choisir la solution idéale en fonction de vos critères et des fonctionnalités proposées par le logiciel.
De ce fait, la taille de votre entreprise sera un élément à considérer lors de votre choix. Pour illustrer cette idée, certains logiciels comme Payfit vous conviendront si votre entreprise dispose de moins de 50 personnes. Si vous dirigez une entreprise comptant moins de 200 salariés, l’utilisation du Sage Business Cloud Paie serait une option avantageuse.
Si vous optez pour son utilisation, son intégration vous sera plus facile avec Apogea, leader de l’offre Sage. Vous pouvez voir en ligne plus d’informations sur les options de Sage. Par ailleurs, si vous prévoyez de vous étendre, vous devriez en tenir compte pour choisir une solution de gestion capable de suivre l’évolution de vos besoins.
Un outil de paie capable de prendre automatiquement en compte les changements imposés à l’entreprise
Des changements multiples sont souvent observés dans l’environnement de travail conduisant ainsi à des mises à jour régulières dans l’édition des bulletins de paie. Vous pouvez retrouver pour exemple la mise en place de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), le prélèvement à la source dans les fiches de paie ou les changements spécifiques à certains métiers.
Ainsi, vous devez rechercher en premier lieu un outil de paie à même de gérer la paie de votre secteur d’activité surtout s’il est régi par une législation spécifique. Ensuite, le logiciel devrait pouvoir être en permanence en conformité avec les plus récents changements de lois.
Enfin, vous devrez vous assurer que le logiciel est à même de s’adapter à tous les types de contrats gérés par votre entreprise. Cependant, un outil fiable dans la gestion de tout type de contrat pourrait vous être plus avantageux en ce sens que vos besoins pourraient évoluer avec le temps.
Une solution intuitive qui s’intègre facilement à vos autres outils
Le côté intuitif de votre solution de paie devra être bien examiné. L’interface de paie doit être facile à prendre en main dans le but de vous faire gagner en temps. Aussi, vous pourriez avoir besoin de connecter votre logiciel de paie avec d’autres de votre entreprise afin de faciliter votre travail. Assurez-vous donc que ses fonctionnalités puissent prendre en compte cet aspect.
Par ailleurs, vous devez vérifier les informations suivantes :
- L’éditeur met-il à votre disposition un support technique et une formation ?
- En cas de dysfonctionnement, les procédures à suivre sont-elles exposées et faciles à réaliser ?
- Et quel est le délai pour bénéficier d’une assistance technique ?
Enfin, la plupart des logiciels intègrent des tableaux de bord et des graphiques pour simplifier la lecture et l’analyse de vos données salariales. Il serait donc intéressant de veiller à la possibilité d’exporter ces informations utiles sur d’autres outils de visualisation ou sur un de vos logiciels internes.
Un logiciel de gestion de paie disposant de plusieurs fonctionnalités
Selon vos besoins, vous pourriez opter pour une solution qui propose des fonctionnalités standards comme l’automatisation des bulletins de paie, des bordereaux de charges sociales ou la gestion des documents juridiques.
Si vous cherchez des options plus complètes, certains outils de paie vous permettent en plus le règlement d’autres aspects salariaux. Il peut s’agir de la transmission des virements à la banque, de la déclaration annuelle des données saisies ou DADS ou l’envoi des DSN comme EBP et Sage Business Cloud.
En outre, certains logiciels pourront vous aider à tenir le registre du personnel comme Payfit, faire la sauvegarde de vos documents ou le suivi du temps de travail comme Cegid. D’autres encore vous proposeront des tableaux de bord et des analyses détaillées des transactions faites, vous fournissant ainsi un aperçu clair de votre entreprise à tout moment via internet.
Grâce à ces outils de gestion, vous pourrez intégrer automatiquement les écritures de paie dans la comptabilité, rédiger vos contrats de travail, congés, notes de frais ou certificats de travail. Il faut souligner qu’avant tout choix, vous feriez mieux d’utiliser les essais gratuits ou les démonstrations personnalisées afin de vous assurer que l’outil de gestion répond à votre entreprise.
Une solution de paie facilement accessible et garantissant la protection de vos données
Un autre conseil serait d’axer votre choix suivant l’accessibilité du logiciel, quel que soit le terminal : ordinateur, smartphone, tablette. Lors d’un déplacement ou à distance, vous pourrez donc facilement y avoir accès et suivre les diverses opérations.
D’un autre côté, les données personnelles des collaborateurs se doivent d’être disponibles, mais surtout bien protégées. Votre outil de gestion devrait disposer d’un service de sécurisation et de conservation des données efficace.
Selon le cas, vous pourriez rechercher un outil de gestion dont l’accès est possible à vos collaborateurs afin vérifier l’exactitude des données. Ces derniers pourraient aussi accéder aux informations telles que les jours de congé leur permettant de se planifier en conséquence.
Un logiciel gratuit, sous licence ou en mode Saas ?
Si vous ne souhaitez pas automatiser tout le processus de gestion de paie, les solutions de gestion de paie gratuites pourraient vous être utiles. Toutefois, leur choix suppose une maîtrise des réglementations juridiques en matière de droit du travail et des compétences informatiques en sécurité des données.
En effet, vous disposez juste des fonctionnalités basiques et vous pourrez vite être limité face à un grand nombre de données à gérer. Aussi, les mises à jour régulières pourraient ne pas être effectives et l’aspect sécuritaire des informations pourrait être en jeu. Pour ces raisons, vous pourriez opter pour un logiciel sous licence.
Un logiciel sous licence sera installé sur les serveurs de votre entreprise et ses différentes fonctionnalités dépendront de la licence choisie. Vous pouvez utiliser un tel outil hors connexion et vous êtes garant de la sécurisation de vos données.
Toutefois, le logiciel sous licence ne pourra être utilisé que sur le poste de travail où il a été installé. De plus, hormis le prix de base, vous pourriez payer des frais mensuels de mises à jour, des frais de formation ou ceux de paramétrage.
Par ailleurs, lors du choix d’un tel logiciel, vous devez vérifier si la durée d’engagement et les conditions pour résilier l’abonnement sont à votre convenance. La dernière option à envisager serait celle des outils SAAS.
En ce qui concerne les solutions SAAS (Software as a Service), l’installation et la maintenance se font directement sur les serveurs de l’éditeur. Il s’agit d’une option qui vous permet d’accéder à votre outil de paie en permanence, quel que soit le type de support utilisé et votre localisation.
Un autre avantage du SAAS tient au fait que les mises à jour se font de manière automatique à des périodes d’inactivité du service. Avec cette solution, le stockage de vos données est assuré par l’éditeur de manière sécurisée conformément à la réglementation en vigueur.
Somme toute, un outil de gestion de paie adapté aux besoins de votre entreprise vous simplifiera le processus de paie et fera gagner votre PME en temps et en productivité.
