L’importance de la gestion des documents électroniques (GED) dans l’entreprise ne peut être ignorée, s’agissant d’un facteur clé performance lorsqu’elle est intégrée dans les opérations quotidiennes et les plans à long terme d’unr organisation. La GED a un rôle important à jouer dans l’ambition de toute entreprise de communiquer plus rapidement et de travailler plus efficacement de n’importe où et à tout moment sur un certain nombre de dispositifs différents.
La gestion électronique des documents permet de gagner du temps et de réduire les coûts
L’un des principaux avantages de la gestion électronique des documents (GED) est qu’elle permet de gagner du temps. En effet, elle réduit le besoin de manipulation manuelle des documents papier, qui oblige souvent les employés à passer du temps à localiser des informations ou à chercher des documents spécifiques dans des classeurs. Les documents électroniques sont accessibles instantanément via des ordinateurs ou des appareils mobiles. Ainsi, où que vous soyez et quelle que soit l’heure, vous pouvez toujours accéder à vos fichiers si nécessaire.
La GED permet de réduire les dépenses car elle élimine le besoin d’équipements et de fournitures d’impression coûteux tels que le papier, les cartouches de toner et les cartouches d’encre. Les documents électroniques sont également plus faciles d’accès que les fichiers papier, ce qui réduit le temps passé à rechercher des informations.
La gestion électronique des documents accroît la productivité
La GED est un élément important d’une entreprise. Elle permet de réduire le temps consacré à la recherche de fichiers et d’augmenter la productivité. Son utilisation permet d’organiser vos documents de manière systématique, afin que vous puissiez les retrouver facilement. Il existe de nombreuses façons d’utiliser la gestion électronique des documents. L’une des plus populaires consiste à stocker vos documents sur un serveur, où ils sont accessibles à toute personne qui en a besoin. Cela signifie que si quelqu’un a besoin d’accéder à un fichier, il n’a pas besoin d’appeler quelqu’un d’autre pour le demander. Il lui suffit de se connecter à son compte et de l’obtenir lui-même.
Cela signifie également que si quelqu’un a besoin d’apporter des modifications à un fichier existant, il peut le faire sans avoir à demander la permission à quelqu’un d’autre au préalable. Il suffit de le modifier et de le renvoyer avec tous les autres fichiers sur le serveur. La GED est également utile en tant que système de sauvegarde pour toutes vos données importantes. Si quelque chose se produit, comme une panne d’ordinateur ou un incendie, tous vos documents seront en sécurité car ils auront été sauvegardés ailleurs. La gestion électronique de documents peut également être utilisée comme une méthode alternative de partage de l’information entre les employés de votre entreprise.
La gestion électronique des documents renforce la sécurité
La GED a pour but d’accroître l’efficacité, d’améliorer la communication et de réduire les coûts. Outre ces avantages, la GED joue un grand rôle important dans le renforcement de la sécurité de votre organisation. La GED offre plusieurs avantages lorsqu’il s’agit de protéger les données sensibles de votre entreprise :
- Elle vous permet de mieux contrôler l’accès aux informations. Lorsque les employés utilisent des dossiers physiques ou des copies papier de documents, il y a toujours un risque que quelqu’un d’autre mette la main sur des informations sensibles sans autorisation.
- Avec la GED, vous pouvez définir des autorisations qui permettent ou limitent l’accès à certains fichiers. Vous pouvez ainsi prévenir les accès non autorisés ou les vols en vous assurant que seul le personnel autorisé a accès à certains fichiers.
La gestion électronique des documents est facilement accessible
La gestion électronique des documents est facilement accessible. Elle permet à l’utilisateur d’avoir le contrôle total de ses fichiers et documents. Les documents sont stockés sur un serveur et peuvent être consultés via n’importe quel appareil disposant d’un accès à Internet. La GED permet aux utilisateurs de collaborer sur les mêmes documents en même temps. Elle facilite le partage d’informations avec des personnes qui ne se trouvent pas nécessairement dans vos bureaux ou même à l’autre bout de la ville. Cela permet d’économiser le temps et l’argent consacrés aux déplacements pour des réunions ou des conférences où vous ne discutez des affaires que pendant une courte période.
La gestion électronique des documents est bonne pour l’environnement
La gestion électronique des documents est bonne pour l’environnement. Les forêts de la planète s’appauvrissent à un rythme alarmant. Le papier et le carton constituent une part importante des déchets que nous produisons, et le recyclage n’est pas toujours possible pour tous les produits en papier. Même si cela peut sembler insignifiant, la production de documents par voie électronique a un impact réel sur notre environnement :
- Cela permet de sauver des arbres : lorsque vous imprimez un document sur papier, vous utilisez de la pâte à papier qui provient des arbres. Il faut environ 15 arbres pour produire suffisamment de papier pour imprimer un seul livre. Si vous imprimez vos documents personnels à la maison, vous pouvez facilement gagner du temps en les faisant par voie électronique au lieu de les imprimer sur papier.
- Cela permet d’économiser de l’énergie : l’impression de documents consomme de l’électricité, ce qui peut s’avérer coûteux si vous utilisez constamment des imprimantes dans votre bureau ou votre espace de travail à domicile. L’utilisation d’un système de GED vous permet d’économiser de l’énergie en éliminant le besoin d’imprimantes et de cartouches de toner.
