Dans le monde de l’entreprise, on estime que 11 millions de réunions d’affaires ont lieu chaque jour. Cependant, nombre de ces réunions ne disposent pas de l’équipement et de la planification nécessaires pour se dérouler avec une productivité optimale. On sait que le coût des réunions mal organisées coûte aux entreprises la somme faramineuse de 399 milliards d’Euros par an.
L’un des éléments essentiels d’une réunion bien organisée est l’association d’équipements audiovisuels et d’un aménagement audio convivial dans la salle de séminaire. L’équipement audio est crucial pour favoriser une communication efficace dans la salle de conférence, mais la conception de la salle de conférence elle-même doit également favoriser le fonctionnement optimal de l’équipement.
Par exemple, les bureaux modernes privilégient les espaces ouverts, les grandes fenêtres et un design épuré. Ces aménagements encouragent la productivité et la créativité mais ont tendance à brouiller la clarté du son, ce qui signifie qu’ils ne sont peut-être pas le meilleur choix pour une salle de conférence audio.
Heureusement, vous n’avez pas besoin de sacrifier un aménagement moderne et ouvert au nom d’un son idéal. Vous pouvez profiter du meilleur des deux mondes – style et efficacité – grâce à ces conseils pour créer une salle de conférence plus conviviale sur le plan audio.
Pourquoi optimiser une salle de conférence ?
Les entreprises avisées utilisent tous les outils à leur disposition pour permettre à leurs employés de travailler dans de bonnes conditions, y compris pour améliorer la qualité de l’audio dans leur salle de conférence. Des études montrent que 95 % des utilisateurs de matériel audio rencontrent des difficultés qui ont un impact négatif sur leur efficacité au travail.
Un équipement audio et une conception sonore appropriés peuvent minimiser la perte moyenne de 29 minutes par semaine due à une mauvaise qualité sonore. Ces 29 minutes par semaine peuvent sembler insignifiantes à première vue, mais cela équivaut à plus de trois jours entiers de temps perdu pour chaque employé par an.
La baisse de productivité n’est pas la seule conséquence de la mauvaise qualité du son dans la salle de conférence. En plus de donner une impression de manque de professionnalisme, les difficultés techniques peuvent entraîner des erreurs d’écoute de la part des clients, ce qui se traduit par des clients mécontents et des pertes financières potentielles dues à des tâches mal exécutées.
De plus, alors que la tendance à la hausse du travail à distance prend d’assaut le monde des affaires, la qualité audio doit passer au premier plan dans la conception des salles de conférence. Un équipement audio correctement mis en œuvre a le pouvoir d’établir des relations plus fortes entre les employés sur place et à distance. D’un autre côté, un équipement mal installé peut créer des barrières et entraver sérieusement la collaboration.
Comment rendre plus agréable votre salle de réunion ?
Étant donné qu’il est important de maximiser la productivité, la collaboration et la créativité de vos employés, les espaces de bureau doivent utiliser toutes les possibilités qui s’offrent à eux pour créer une salle de conférence conviviale. Les intégrateurs audiovisuels professionnels peuvent évaluer la taille, la disposition et la conception de votre salle de conférence afin de discerner la manière la plus efficace de transformer ses capacités audio.
1. Utilisez des surfaces douces
Le son est une vibration, et les surfaces dures reflètent les ondes sonores, ce qui a un impact négatif sur l’acoustique de votre salle. Les ondes sonores rebondissent sur de nombreuses surfaces courantes des salles de réunion, telles que les vitres, les tableaux blancs, les cloisons sèches et les sols en bois. La réflexion d’une onde sonore s’appelle la réverbération. Un excès de réverbération crée une accumulation de sons qui fait que chaque petit bruit, qu’il s’agisse du tapotement d’un stylo ou du traînement des pieds, semble plus fort, distrayant ou écrasant carrément la voix du présentateur.
Un changement dans la conception de votre salle de conférence peut rapidement atténuer ce problème. Pour commencer, remplacez ou amortissez les surfaces dures par des surfaces souples. Même si vous ne pouvez pas modifier les fenêtres encastrées du sol au plafond, vous pouvez accrocher des rideaux pour atténuer le son.
Remplacez les chaises dures par des chaises plus douces, recouvertes de tissu. Si le sol de la salle de conférence est composé d’un matériau dur, envisagez de poser un tapis ou une moquette. Ces simples gestes amélioreront l’acoustique tout en vous permettant de choisir des options qui correspondent à l’esthétique de votre espace.
2. Mobilier de salle de conférence
Bien que le décor minimaliste soit en vogue, ce style peut diminuer la qualité sonore de votre salle de conférence. Comme nous l’avons mentionné, les ondes sonores rebondissent sur les murs et les meubles à surface dure, créant une réverbération, un écho qui diminue la qualité du son et provoque des interruptions. Lorsque l’espace clos est en grande partie vide ou nu, cet effet ne fait qu’empirer.
Avec un aménagement intérieur efficace, ces problèmes sont simples à contourner. L’ajout d’objets placés stratégiquement, comme des plantes ou des œuvres d’art, peut contribuer à interrompre les ondes sonores rebondissantes et à réduire l’écho.
3. Installer des panneaux d’insonorisation
En plus de rénover le décor lui-même, les intégrateurs audiovisuels peuvent installer des dispositifs qui améliorent encore le système sonore de votre salle de conférence. Les panneaux acoustiques, parfois appelés panneaux d’insonorisation, utilisent du tissu ou de la mousse pour minimiser le bruit ambiant. De plus, ils constituent un moyen relativement peu coûteux de moderniser votre salle de conférence, car le processus d’installation consiste simplement à les fixer aux murs ou au plafond existants.
La majorité des intégrateurs audiovisuels recommandent une couverture d’au moins 15 % pour une qualité audio optimale, mais la quantité de panneaux nécessaire pour un son optimal dépend en fin de compte de la taille de votre salle de conférence.
4. Installez votre équipement audio de manière stratégique
Toute conception de salle de conférence adaptée au son doit s’accompagner d’un équipement audio de haute qualité. Et bien que les salles de conférence puissent paraître complètement différentes les unes des autres, elles nécessitent toutes un équipement audio essentiel, notamment des microphones, des haut-parleurs et un système de contrôle.
Cependant, même si vous choisissez un équipement audio de premier ordre, cela ne garantit pas que votre équipe soit à l’abri de problèmes audio. Pour des résultats idéaux, l’équipement audio doit être placé de manière stratégique dans l’espace. Par exemple, si vous êtes dans un espace restreint, vous pouvez parfaitement utiliser une petite sono portable type enceinte Ibiza. Ce genre de sono est utilisable dans plusieurs lieux de conférences ou séminaires et possède un micro main vous garantissant une qualité du son correct.
5. Utilisez des microphones de haute qualité
Sans équipement audio de qualité, vous ne pouvez pas espérer une excellente qualité sonore dans votre salle de conférence, et les microphones sont parmi les plus importants. Les microphones de haute qualité présentent certains avantages que les microphones de qualité inférieure ne peuvent égaler. Par exemple, un microphone de haute qualité possède des qualités telles que l’immunité au bruit ambiant, des capacités omnidirectionnelles et un son naturel.
