Les notes de frais sont souvent un domaine qui demande beaucoup d’organisation pour les chefs d’entreprises. Voici donc des informations clés à prendre en compte pour bien les comptabiliser.
Définition : que sont réellement des notes de frais ?
Les notes de frais sont les frais supportés par le salarié lors de déplacements professionnels. Ces mêmes frais font l’office d’un remboursement par l’entreprise qui l’emploie. Pour que tout soit effectué dans les règles, il faut une bonne organisation. Ainsi, l’employé doit noter minutieusement chaque note de frais réalisée par mois et l’envoyer comme une facture à son employeur. Ce dernier devra, avec présence de justificatifs, contrôler chaque nature de frais et les compter dans la comptabilité de l’entreprise. C’est ainsi que les notes de frais sont remboursées à l’aide de comptes spécifiques dédiés et appartenant à la classe 6. Tous les prix de chaque notre de frais sont HT pour le moment et concernent les catégories des repas, de l’hébergement, des déplacements ou encore des cadeaux.
Les informations du document rempli par le salarié.
Pour se faire rembourser chaque mois, le salarié doit fournir un document obligatoire au chef d’entreprise. Ce document spécial notes de frais doit contenir les informations suivantes pour être validé :
- Le nom du salarié et son numéro au sein de l’entreprise.
- Son mail et son téléphone.
- L’adresse complète de la société.
- La nature du déplacement.
- La date du déplacement.
- Le montant HT et la valeur de la TVA.
- La date d’envoi du remboursement.
En fonction de la nature des notes de frais, d’autres renseignements peuvent s’ajouter à cette liste. Pour les restaurants, par exemple, le motif du repas doit être indiqué tout comme pour les frais liés au logement qui doit se situer à plus de 50 kilomètres du lieu de domicile principal de l’employé.
La réglementation face à la TVA.
Avec la gestion des notes de frais Expensya, vous saurez si la TVA peut être applicable ou non suivant les situations rencontrées. La déduction de la TVA n’est valable que si le nom de l’entreprise figure sur la facture liée aux notes de frais. Mais, dans certains cas, la TVA est immédiatement déductible. Ceci est vrai pour les notes de frais qui concernent :
- Les repas (les réunions ou les repas organisés avec un client)
- Les déplacements avec la prise en compte de l’essence et des péages.
- Les hébergements. Ce point concerne uniquement les clients ou les fournisseurs de l’entreprise.
Toujours est-il que la TVA applicable est débitée avec le compte 4456 nommé « TVA déductible. »
Comptabilisation des notes de frais : les erreurs à ne pas commettre.
Pour bien organiser la comptabilisation des notes de frais, voici quelques erreurs à éviter. Tout d’abord, ne validez surtout pas une note de frais sans justificatif valable. De même, donnez certaines limites à vos salariés (plafond, nombre…) pour éviter les abus.
Une autre erreur souvent commise est celle de l’organisation et de ne pas avoir de plan bien cadré pour les remboursements. Il faudra absolument que vous mettiez en place un mode de remboursement spécifique à chaque salarié et que tout soit clair.
L’organisation est la clé pour les notes de frais pour être en règle avec l’URSSAF et ainsi respecter des modalités communes qui vont cadrer la comptabilisation des notes de frais de votre entreprise.
